Enstitümüz İdari Personeli ile Aylık İstişare Toplantılarının İlki Gerçekleştirildi

Sağlık Bilimleri Enstitüsü bünyesinde yürütülen idari iş ve işlemlerin etkinliğini artırmak, birimler arası koordinasyonu güçlendirmek ve hizmet kalitesini sürekli iyileştirmek amacıyla planlanan "İdari Personel Aylık İstişare Toplantıları"nın ilki gerçekleştirildi.

Enstitü Müdürümüz Doç. Dr. Özgül GÜLAYDIN başkanlığında, Müdür Yardımcısı Dr. Öğr. Üyesi Merve PEKİNCE ÖZÖNER, Enstitü Sekreteri Emin ÇİFTÇİ, Bilgisayar İşletmeni Emine DEMİR ve Sabahattin CEZLAN'ın katılımıyla düzenlenen toplantıda, akademik ve idari süreçlerin daha hızlı ve verimli yürütülmesi için atılacak adımlar masaya yatırıldı. Kalite Yönetim Sistemi standartları çerçevesinde düzenli olarak yapılması kararlaştırılan toplantıların ilkinde, öncelikli idari gündem maddeleri detaylıca değerlendirildi.

Toplantıda Görüşülen Önemli Gündem Maddeleri:

• Hizmet İçi Eğitim Planlaması: Enstitümüz bünyesinde görev yapan personelin mesleki gelişimlerini desteklemek amacıyla, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı koordinasyonunda "yolluk-yevmiye işlemleri" konulu bir hizmet içi eğitim düzenlenmesi için resmi talebin iletilmesi kararlaştırıldı.

• Rol ve Yetki Tanımlamaları: Mali süreçlerin mevzuata uygun, şeffaf ve hızlı yürütülebilmesi adına Enstitümüz bünyesindeki "Gerçekleştirme Görevlisi" ve "Harcama Yetkilisi" rollerinin güncellenmesi ve ilgili resmi yazı süreçlerinin tamamlanması görüşüldü.

• Yeni Dönem Kontenjan Girişleri: Önümüzdeki 2026-2027 Eğitim-Öğretim Yılı Güz Yarıyılı lisansüstü öğrenci kontenjanlarının, adayların başvuru süreçlerinde herhangi bir aksama yaşamaması adına öğrenci işleri otomasyon sistemine zamanında ve eksiksiz girilmesi için iş bölümü yapıldı.

• Yaz Dönemi Çalışma Planı: Yaz döneminde sunulan hizmetlerin kesintisiz devam edebilmesi amacıyla personelin yıllık izin planlamaları yapıldı, görevlerin aksamaması adına vekalet ve imza yetkisi süreçleri netleştirildi.

• EBYS Yetkilendirmesi: Öğrencilerimiz tarafından elden teslim edilen fiziki dilekçe ve taleplerin daha hızlı kayıt altına alınarak işlem görmesi amacıyla, ilgili personele EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) üzerinden "Dilekçe Kayıt Modülü" yetkisinin tanımlanması için Bilgi İşlem Daire Başkanlığından teknik destek talep edilmesi karara bağlandı.

• Öğrenci İşleri Ofis Düzenlemesi: Öğrencilerimize ve akademisyenlerimize sunulan hizmet kalitesini artırmak ve daha konforlu bir çalışma ortamı sağlamak amacıyla, Öğrenci İşleri Ofisinin yer değişikliği ve fiziki koşullarının iyileştirilmesi planlamaları detaylıca görüşüldü.

• Memnuniyet Anketi Değerlendirmeleri: Kalite süreçlerimiz kapsamında gerçekleştirilen "İdari Personel Memnuniyet Anketi" sonuçları tek tek incelenerek personelin geri bildirimleri, beklentileri ve iyileştirilmesi gereken alanlar üzerinde duruldu.

• İç İletişim ve Sosyal Etkinlik Planlaması: Enstitü personeli arasındaki iletişimi, motivasyonu ve aidiyet bağını daha da kuvvetlendirmek amacıyla önümüzdeki döneme yönelik çeşitli kurumsal sosyal programlar ve etkinlik takvimi belirlendi.

"Katılımcı Yönetim ve Sürekli İyileştirme"

Toplantı sonunda, idari süreçlerde karşılaşılan sorunlar ve çözüm önerileri karşılıklı olarak istişare edildi. Sağlık Bilimleri Enstitüsü olarak, tüm süreçlerimizde "katılımcı yönetim" anlayışını benimsemeye ve hizmet kalitemizi her geçen gün daha ileriye taşımak için idari personelimizle bu istişare toplantılarını her ay düzenli olarak sürdürmeye devam edeceğiz.